ke'o ke'o オーダー受付・管理システム
取扱説明書（オーナー向け操作マニュアル）

更新履歴

1はじめに

1.1 このシステムでできること

「ke'o ke'o オーダー受付・管理システム」は、アイシングクッキーのご注文を受けてからお届けするまでを、ひとつの管理画面でまとめて行うための道具である。パソコンでもスマホでも使える。

• ご注文の受付・管理：お客様が受付フォームから送った注文が一覧に並ぶ。内容確認・金額の確定・入金チェック・発送準備までここで行う。
• お客様とのLINE：公式LINEに届いたメッセージに、管理画面から返信できる。
• 発送の準備：ヤマトの送り状用データ（CSV）や配送先一覧を出力できる。BASEの注文も取り込める。
• ホームページ・お知らせ・投稿：ホームページの文章や写真を差し替えたり、写真からAIがInstagram用の文章を作ってくれる。
• 売上・帳簿・顧客：月ごとの売上集計、確定申告用の帳簿、お客様台帳（住所・電話・履歴）。
• スタッフ管理：ログインできる人を追加・削除したり、注文通知メールの受信先を設定できる。

1.2 毎日の基本の流れ

日々のご注文は、下の流れでまわる。まずはこれだけ覚えれば十分である。

1. 受注を確認する：新しい注文が「受付リスト」に並ぶ（LINE・メールにも自動で通知が届く → 11章）。行を開くと、用途・数量・デザイン希望・参考画像が見られる。
2. お客様とLINEでやり取り：不明点や住所などを「LINE」タブで相談する。
3. 確定する：注文カードの「確定情報」に発送日・使用日・金額を入れて保存すると、状態が「確定」になる。
4. 入金を確認する：入金を確認したら「入金済」にチェックを入れる。
5. 発送する：「送り状一括出力」または「配送先一覧」で発送準備をする。

1.3 画面の全体像（左メニュー）

ログインすると、左に縦のメニューが並ぶ。それぞれの役割は次のとおりである。

画面の上のバーには、次のボタンがある。

• LINE 更新：LINEの新着があるかを確認する。
• ホームページ ↗／受付フォーム ↗：お客様が見る画面を別タブで開く（確認用）。
• 取扱説明書 ↗：この説明書を開く。
• ログアウト：管理画面を閉じる（下の2章）。

1.4 新機能を使う前の初回セットアップ（1回だけ）

やり方は、Supabaseの画面を開いて左の「SQL Editor」を選び、上のファイルの中身を貼り付けて「Run（実行）」を押す、これを1ファイルずつ順番にくり返すだけである。

2ログイン／ログアウト

管理画面はログインした人だけが使える。メールアドレスとパスワードでログインする。このメールとパスワードは「スタッフ管理」（10章）で発行する。

ログアウトは画面右上の「ログアウト」を押す。共用のパソコンを使うときは、作業が終わったらログアウトしておくとよい。

3受注リストの見方と操作

ご注文の確認・確定・入金・発送は、すべてこの「受付リスト」で行う。いちばんよく使う画面である。

3.1 サマリー（上の箱）の見方

画面の上に「箱（サマリー）」が並び、件数や金額がひと目でわかる。状態でしぼり込むプルダウン（すべての状態／新規／相談中／確定／期限切れ／キャンセル）と、入金でしぼり込むプルダウン（すべて／未入金／入金済）もある。

各注文には状態がある。意味は次のとおり。

3.2 1件ずつの操作（各注文の行）

• 行をクリック：詳しい内容（用途・数量・デザイン希望・参考画像）が開く。
• 状態のプルダウン：新規／相談中／確定／キャンセルなどを切り替える。
• 確定情報：内容の下にある「確定情報」で発送日・使用日・金額を入れて「確定情報を保存」を押す。保存すると自動で状態が「確定」になる。
• 入金済：入金を確認したら「入金済」にチェック。帯の「入金期限」が「入金 ○/○」（入金日）に変わる。※確定してから押せる。
• お届け先（この受注）：贈り先など毎回ちがう宛先のときはここに入力する。空欄なら顧客台帳の住所を使う。
• この受注を削除：その注文を削除する（確認あり）。

3.3 上部ボタン（一括操作）

3.4 BASE一括取込・送り状・配送先一覧

送り状一括出力は、発送する注文にチェックを入れて押すと、ヤマトのB2クラウド取込用CSVが書き出される。それをパソコンでB2クラウドに取り込み、店頭で発行する。宛先は「その注文の個別お届け先 → なければ顧客台帳の住所」を使う。

配送先一覧は、宛名・住所を見ながら／印刷して手入力したいときに使う。

BASE一括取り込みは、BASEの注文CSVを取り込むと、受付リストにBASEの注文カードとして並ぶ（買主＝お客様、送り先＝お届け先を自動で振り分け）。あとは同じように送り状を出せる。発送したら各カードを「発送済」にすると次回の対象から外れる。

4お客様とのLINE

お客様が公式LINE（ke'o ke'o）にメッセージを送ると、「LINE」タブに会話が出る。管理画面から直接返信できる。

右側の「予約情報」には、その方のお名前・累計・住所・電話と、ご注文内容・参考画像が出る。会話を選んで「更新」を押すと最新のやり取りが読み込まれる。

5予約カレンダー／オーダー予約設定

予約カレンダー

その月に、どの日に何件発送があるかをカレンダーで確認できる。日付の下に「定員○（グレー）＝その日の受付枠」「発送○（緑）＝その日に発送する件数」が出る。月・週の切り替えもできる。日付を選ぶと、その日の発送予定が右側に出る。

オーダー予約設定（定員をきめる）

「この日は何件まで受けるか」という定員と、その予約をいつからいつまで受け付けるかをまとめて設定する画面である。2ステップに分かれている。

STEP 1　予約定員をカレンダーで設定

「受付中／休業」も切り替えられる。STEP1のカレンダー操作はその場ですぐ反映される。

STEP 2　この予約を受け付ける期間

「受付期間」（○月○日〜○月○日の発送日を受け付ける）と、「受付状態（受付中／停止）」を決める。最後に下の「受付設定を保存」を押す。

6受付フォーム編集

お客様が使う注文フォームの文言を編集できる。見出しをクリックで開閉し、直したい項目を書き換える。

• 各項目の文言（案内文など）を直したら、いちばん下の「一括保存」でまとめて保存する。
• 「注意事項（同意文）」は1行＝1項目で、「＋行を追加」「×」で増やしたり減らしたりできる。
• 受付フォームの背景画像も設定できる（ホームページとは別の画像にできる）。

プライバシーポリシー（同意欄に表示）

受付フォームにプライバシーポリシーを載せられるようになった。編集は「受付フォーム編集」の中の「⑥ プライバシーポリシー」を開き、本文を書き換えて、いちばん下の「一括保存」で保存する。

保存すると、受付フォームの送信前の同意欄に「プライバシーポリシー」へのリンクが表示される。お客様は「注意事項」と「プライバシーポリシー」の両方に同意（チェック）しないと、注文を送信できないようになる。

7ホームページ編集

ホームページの文章・写真・コース・メニュー・お知らせなどを編集できる。各項目の見出しをクリックで開閉できる。文字は下の「一括保存」でまとめて保存、写真・動画・カードは選ぶ／ドロップでその場保存になる。

各項目には、上から順に①〜⑮の通し番号が付いている。

★いちばん大切：編集を「本番」に出す（公開）

オーダーガイドの登録（②）

「オーダーの流れ」を画像で案内できる。Canva（キャンバ）などで作った画像（PNG／JPG）を、「② オーダーガイド」で複数まとめてアップロードする。画像はファイル名の順に並ぶので、「01」「02」…のように名前を付けておくと並び順を決めやすい。あとから追加・削除もできる。

どこに出るか

• 受付フォームの上のほうに「オーダーガイドを見る」が出て、押すと画像を1枚ずつ「前へ／次へ」で見られる。さらに「確認しました」にチェックしないと注文を送信できない（＝かならず見てもらえる）。
• ホームページにも「オーダーガイドを見る」ボタンが出る。

画像を1枚も登録していないときは、これらのボタン自体が表示されない。

Instagram投稿の登録（⑫）

ホームページに、実際のInstagram投稿へリンクした写真を並べられる。「⑫ SNS・リンク」を開いた中の「Instagram投稿」で、写真をアップロードし、各写真の欄に、その投稿のURL（例：https://www.instagram.com/p/XXXX/）を貼り付ける。URLを貼ると自動で保存される。

投稿URLの取り方

Instagramアプリでその投稿を開き、右上の「…」→「リンクをコピー」を押すと、その投稿のURLがコピーできる。それをこの欄に貼り付ける。

どこに出るか

ホームページの作品ギャラリーの下に、横1行に5枚のグリッドで写真が並ぶ。写真をクリックすると、その投稿（Instagram）が開く。写真を1枚も登録していないときは表示されない。

目安価格の登録（⑥コース紹介・⑦メニュー）

コースやメニューのカードに価格の目安を出せるようになった。「⑥ コース紹介」または「⑦ メニュー」で編集したいカードを開き、「目安価格」欄に金額を入力する（例：2,000円〜）。文字はいちばん下の「一括保存」で保存する。

どこに出るか

ホームページのコース／メニューのカードと、クリックしたときの詳細ページの両方に、入力した目安価格が表示される。空欄にしておけば表示されないので、価格を出したくないカードは空のままにしておけばよい。

お客様の声（⑮）

お客様からいただいた感想を、ホームページで紹介できる。「⑮ お客様の声」を開き、「お名前」と「感想」を入れて追加する。いらなくなった声は「×（削除）」で消せる。文字はいちばん下の「一括保存」で保存する。

どこに出るか

ホームページに、登録したお名前＋感想が並んで表示される。1件も登録していないときは、この欄自体が表示されない。

作品ギャラリーのカテゴリ（⑧）

作品ギャラリーの各写真にカテゴリを付けられるようになった。「⑧ 作品ギャラリー」で各作品を編集し、カテゴリを次から選ぶ。

• 誕生日／ウェディング／出産祝い／推し活／記念日／季節・イベント／その他

どこに出るか

ホームページのギャラリーに、絞り込みボタンが出る。ボタンは実際に登録があるカテゴリだけが表示され、押すとそのカテゴリの作品だけに絞り込まれる。どの作品にもカテゴリを付けていなければ、絞り込みボタンは出ない。

SNSシェア画像（OGP）（①ヘッダー）

ホームページのURLをLINEやSNSでシェアしたときに出るサムネイル画像を設定できる。「① ヘッダー」を開いた中の「SNSシェア画像（OGP）」で画像をアップロードする。

その他（操作は不要・こんな変化があります）

• URLがキレイになった：ホームページの各ページのアドレス（URL）が、/order/…・/gallery/…・/news/…・/faq/・/guide/ のような読みやすいURLになった。人に送るときもわかりやすく、Google検索にも出やすい。以前のリンク（古いアドレス）で開いても、自動で新しいページに案内される。ゆんさん側で何かする必要はない。
• 詳細ページの共有ができる：コース・メニューなどの詳細を開くとURLが切り替わるようになった。そのURLをコピーして送れば、相手はその詳細ページを直接開ける。ブラウザの「戻る／進む」もふつうに使える。
• オープニングは画像ロゴのみ：ホームページを開いたときのオープニングは、登録された画像ロゴだけを表示するようになった（以前の文字のロゴは廃止）。ロゴ画像を登録していなければ、オープニングには何も出ない。

Google検索・Googleマップにお店が出るようになりました

ホームページをGoogle検索に登録し、Googleビジネスプロフィール（Googleマップのお店情報）も公開した。これにより、お客様が「ke'o ke'o」やお店の名前で検索したときに、お店が見つかりやすくなった。ここはすでに設定済みなので、ゆんさん側で操作することはない。

お知らせ（⑤）

ホームに出す「お知らせ」を作れる。写真・日付・表示期間・タイトル・本文を入れて保存する。表示期間を「あり」にすると、その期間だけ表示される。コース編集と同じ操作感である。お知らせの一覧には「ホームに戻る」ボタンが付いている。

8AI投稿作成 → Instagram

もとの「投稿」タブは「AI投稿作成」に名前が変わった（中身・使い方は同じ）。お店のクッキー写真をアップすると、AIがInstagram用の文章（キャプション）を作ってくれる。整えてから投稿する。

下書きができたら、下のボタンで次のことができる。

• 下書きに保存：あとで編集できるよう保存する（右の履歴に残る）。
• ギャラリーにも追加：ホームページの作品ギャラリーにも載せる。
• LINEに送る：生成した文章を自分のLINEに送る（「生成したら自動でLINEに送る」チェックもある）。
• 本文をコピー：文章をコピーしてInstagramに貼り付ける。
• 写真をまとめてDL：写真をカメラロールに保存する。
• Instagramへ共有（スマホ）：スマホの共有シートから、写真と本文をInstagramへ渡す。

文体を変えたいときは、「生成AIへの指示文（プロンプト）」を開き、①でAIに相談 → ③でAIが新しい指示文の全文を作る → ⑤に反映 → ⑥で保存、という流れで直せる。空欄で保存すると初期の文体に戻る。

9売上管理・帳簿（確定申告）・顧客管理

売上管理

月ごとの売上（金額）と件数を棒グラフと表で確認できる。金額の棒（入金済／未入金）と件数の棒が並び、月の下に平均単価も出る。上の年を切り替えると別の年も見られる。確定した金額を発送月ごとに集計する（未入金も見込みとして含む）。

帳簿（確定申告）

毎年の確定申告を、この画面で作れる。売上の日付基準（入金日／発送日）を選べる。

• 売上台帳：確定・入金済みのご注文が自動で入る。BASE・レッスンなど注文以外の売上は「＋売上を追加」で手入力する。
• 経費・仕入台帳：Money ForwardのCSVを取り込み、この画面で仕訳け（科目わけ）をする。複数まとめて仕訳けたり、分かりにくい支払先は「AIで要約」もできる。
• 家事按分：家賃・光熱費などを「月額×割合」で毎月自動計上する（例：家賃135,000円×5%＝6,750円/月）。
• 年間集計：1年分を科目別にまとめ、「Excelで出力（CSV）」で書き出す。e-Taxへの転記に使う。

顧客管理（お客様台帳）

お客様の名前・住所・電話をためておく台帳である。発送やリピート確認に使う。

• 左に一覧（検索・並び替え可）、右に詳細が出る。
• 氏名（宛名・漢字）：LINE名がひらがなでも、発送用の正式な漢字氏名をここに入れられる（ヤマトはこの宛名を使う）。
• 郵便番号 → 住所検索：7桁を入れて「住所検索」で住所を自動入力できる。
• 名寄せ（統合）：同じ方が「ひらがな（LINE）」と「漢字（注文）」で2件に分かれたら、「名前を変更/統合」で1件にまとめられる。電話が同じ人は「統合候補」からまとめられる。
• 一括出力／一括取込（更新）：CSVで書き出し、Excelで直して戻せる。大きく直す前は一度書き出して控えを取っておくと安心である。

10スタッフ管理・通知メール

管理画面にログインできるスタッフのアカウントを追加・削除できる。全員が同じ権限（フル機能）である。

アカウントの追加

登録済みアカウントは一覧に出る。各アカウントは削除やパスワード再設定ができる。自分自身は削除できない（うっかり全員消えるのを防ぐため）。

通知メール（注文通知の受信先）

アカウントごとに「通知メール」を設定できる。ここに入れたアドレスへ、新規オーダーが入るたびにメールが届く。ログイン用のメールと別のアドレスでもよいし、空欄なら届かない。後から変更もできる。

11通知のしくみ

新しい注文が入ると、自動でお知らせが届く。何もしなくても届くようになっている。

12Bot対策（ロボット防止）

受付フォームには、機械（ロボット）によるいたずらの大量注文を防ぐしくみが入っている。お客様がフォームを送るとき、「私はロボットではありません」という小さなチェック（Turnstile）を通ってもらう。

• お客様側では、ほとんどの場合自動でチェックが通る（何も操作しなくてよいことが多い）。あやしい動きのときだけ簡単な確認が出る。
• これにより、人間ではないプログラムからの注文がブロックされ、いたずら注文で枠が埋まるのを防げる。
• ゆんさん側で操作することは特にない。「そういう守りが入っている」と知っておけば十分である。

13困ったとき

まず自分でできる一次対処

開発者へ連絡すべきこと

次のような場合は、自分では直せないので開発者（担当）に連絡する。連絡するときは「いつ・どの画面で・何をしたら・どうなったか」を伝えると早い。

• 通知（LINE・メール）がまったく来なくなった。
• お客様がフォームを送れない、「受付を停止しています」が意図せず出ている。
• 削除ができない、AIの文章生成やLINE返信がエラーになる。
• 機能を追加・修正したあと反映されない（＝「Edge Function（機能プログラム）の再デプロイ」が必要なことがある）。

14用語のかんたん説明

ke'o ke'o オーダー受付・管理システム 取扱説明書 ／ KEOKEO-DOC-MAN-001 版1.3